"Nur die Ruhe!

Auch Rom wurde nicht an einem Tag erbaut!"

(beliebte Ausrede in gescheiterten Projekten)

Als Projektnugget bezeichnet man einen wertvollen Wissensklumpen, der auf natürliche Weise entstanden ist. Projektnuggets sind unterschiedlich gross, kommen weltweit in allen Branchen und Bereichen vor und unterscheiden sich oft nicht stark von dem, was allgemein als „gesunder Menschenverstand“ definiert wird (der das einzige Gut zu sein scheint, das gleichmässig verteilt ist - es hat sich bisher noch niemand geoutet, der glaubt, zu wenig davon zu besitzen).

Projektnuggets entstehen durch die Erosion von erfolglosen Projektprozessen und wurden von mc2 über die Jahrzehnte gesammelt. Sie werden hier zur Stärkung der Projektbeteiligten für das selbständige und kooperative Wirken in ihrem Aufgabenkreis gesammelt und wiedergegeben. (Sehr frei nach Johann Heinrich Pestalozzi).

Projektnugget Nr. 3 - Was sind die Begleiter eines Projekts?

Durch die Einmaligkeit eines Projekts ergibt sich logisch automatisch die Neuartigkeit des Vorhabens - was wiederum die Nebenprodukte Innovation und Veränderung in Erscheinung bringt. Und weil die Neuartigkeit auch dafür sorgt, dass vorerst unbekannte Chancen und Gefahren auf dem Projektweg lauern, ist von einem grösseren Risikopotenzial auszugehen. Die allgemeine Reduktion der durchschnittlichen Produktlebenszyklen trägt das ihre zu einem weiteren Anstieg der Risikobelastung bei.

Die Halbwertszeit oder die Verdopplungszeit des Wissens liegt heute je nach Fachgebiet zwischen 2 Jahren und 6 Monaten. In einem globalisierten und dynamischen Umfeld werden Problemstellungen immer komplizierter und verflochtener. Weil Universalgenies heute etwas aus der Mode geraten sind und eine einzelne Person oder eine organisatorische Einheit meist nicht mehr in der Lage ist, die anstehenden Probleme allein zu lösen, wird die Komplexität zu einer weiteren Herausforderung in Projekten.

Projektnugget Nr. 2 - Wann ist ein Projekt ein Projekt?

Viele von uns haben Projekte als Projekttage oder Projektwoche in der Primarstufe oder sogar schon im Kindergarten kennen gelernt, das heisst als Freizeitangebot, Feier, projektorientiertes Lernen oder in Form einer Bildungswerkstatt. Das mag auch mit ein Grund sein, warum die Beherrschung von Projektarbeit vielerorts als Selbstverständlichkeit ohne zusätzlichen Lernbedarf angenommen wird.

Obwohl verschiedene Definitionen existieren – DIN 69901, ISO 21500, PMBOK des PMI etc. – wird der Begriff Projekt in der breiten Öffentlichkeit sehr unterschiedlich verwendet. Wenn wir an dieser Stelle ausnahmsweise Paracelsus bemühen und sein wohl berühmtestes Zitat für unsere Zwecke verwenden, dann klingt das in etwa so: „Alle Dinge sind Projekt, und nichts ist ohne Projekt; allein die Dosis macht’s, dass ein Ding kein Projekt sei.“

Eine zentrale Eigenschaft eines Projekts liegt in seiner Einmaligkeit. Ein Projekt wird grundsätzlich ein einziges Mal durchgeführt – bei der Wiederholung eines Projekts kann bereits von einer gewissen Erfahrung ausgegangen werden und bei vollständiger Routine redet man von einem Prozess. Der Übergang ist allerdings fliessend. 

Projektnugget Nr. 1 – Der Projektauftrag

Das wichtigste Dokument eines Projekts ist der Projektauftrag.

PMI definiert im PMBOK (6. Edition) messerscharf: „Projektauftrag entwickeln ist der Prozess der Entwicklung eines Dokuments, das die Existenz eines Projekts formell genehmigt, und das den Projektmanager berechtigt, Ressourcen der Organisation für Projektvorgänge einzusetzen." Ohne klaren Projektauftrag darf aus meiner Sicht kein Projekt gestartet werden.

Wie umfangreich soll ein Projektauftrag sein? Interessant ist dazu die Idee des "Commanders Intent" aus der militärischen Missionsplanung. Die "Absicht des Befehlshabers" beschreibt, wie sich der Befehlshaber das Schlachtfeld am Ende des Einsatzes vorstellt. Übertragen auf Projektmanagement ist es die Darstellung der Projektführung (Sponsor, Kundin, Projektleitung), wie die Welt nach dem erfolgreichen Projektabschluss aussehen soll. Damit wird das Projektteam befähigt, die Projektpläne an das sich verändernde Umfeld durch Initiative und Improvisation anzupassen, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren.

Ausgedrückt in der Anzahl Seiten beschränke ich den Umfang des Projektauftrags auf maximal drei Seiten.